Pranešimo apie pažeidimus politika

1. Įžanga

„Daikin“ įmonėje esame įsipareigoję skaidriai vykdyti savo verslą. Siekiame visiškos teisinės atitikties visose srityse, kuriose dirbame. Visoje „Daikin Europe Group1“ įmonėje darbuotojai laikosi mūsų grupės įmonių etikos kodekso, kuris skatina tinkamą elgesį ir siekia užtikrinti, kad darbo vietoje nebūtų neteisėtos veiklos. Mūsų įmonės etikos principai yra vienodi kiekvienoje šalyje ir verslo sektoriuje, kuriame vykdome veiklą. Galite rasti mūsų įmonės etikos aprašymą interneto svetainėje www.daikin.eu.

Raginame visus užduoti klausimus arba išsakyti nuogąstavimus ir pranešti apie (įtariama) neetišką ar neteisėtą elgesį mūsų verslo praktikoje. „Daikin Europe Group“ garantuoja, kad pateikti pranešimai bus tvarkomos visiškai konfidencialiai.

Šioje politikoje mes paaiškiname, kaip galite pateikti ataskaitą ir kaip mes atliekame tyrimus po ataskaitos pateikimo. Taip pat paaiškiname apie apsaugą, siūlomą visiems, kurie pateikia pranešimą.

2. Kas gali pateikti pranešimą?

Bet kas gali pranešti apie įtariamą arba pastebėtą netinkamą elgesį „Daikin Europe Group“: darbuotojai, taip pat išoriniai suinteresuotieji subjektai, pvz., rangovai, konsultantai, paslaugų teikėjai, agentai, klientai ir kt.

3. Kur galiu pateikti pranešimą?

Yra daug būdų, kaip galite pranešti. Galite pasirinkti kanalą, dėl kurio jaučiatės patogiausiai:

• Galite pranešti savo kontaktiniam asmeniui „Daikin“ įmonėje.

• Galite pateikti pranešimą per pranešimų liniją, kuri veikia visą parą. Pranešimų linija bet kuriuo metu priima pranešimus internetu arba telefonu bet kuria jūsų pageidaujama kalba. Galite prisijungti prie pranešimų linijos per šią nuorodą: https://daikineurope.ethicspoint.com
  Norėdami pateikti pranešimą, spauskite nuorodą ir eikite į skyrių Pateikti pranešimą .
  Pasirinkite savo šalį ir nurodykite pageidaujamą pranešimų teikimo būdą: internetu arba telefonu. Jei nuspręsite paskambinti, pasirodys jūsų šalies telefono numeris.
  Visais atvejais gausite naudotojo ID ir slaptažodį. Pasidalinsime su jumis klausimais ir pranešimais per platformą. Galite peržiūrėti platformą bet kuriame etape ir pateikti dokumentus arba užduoti daugiau klausimų.
• Kai kuriose šalyse turime specialų pranešimų teikimo kanalą, kurį galima rasti vietos subjekto interneto svetainėje.

4. Ar galiu pranešti anonimiškai?

Ši galimybė yra prieinama, nors kai kuriose šalyse ji gali būti nesuteikiama3. Galite pranešti apie incidentus anonimiškai, bet kai kuriose šalyse tai gali būti neleidžiama. Prašom pateikti pakankamai išsamios ir faktinės informacijos, kad galėtume veiksmingai ištirti pranešimą.

5. Apie kokį incidentą galiu pranešti?

Galite pranešti apie bet kokį nuogąstavimą, į kurį norite atkreipti mūsų dėmesį, bet šia politika siekiama gauti pranešimų apie pažeidimus arba įtariamus dėl „Daikin Europe Group“ įmonių etikos ar įstatymų pažeidimų. Tokie pažeidimai gali būti, pavyzdžiui, žmogaus teisių pažeidimas, konkurencijos teisės pažeidimas, nusikalstama veika arba žala aplinkai.

6. Ar būsiu apsaugotas, kai pranešiu apie įvykį?

„Daikin“ yra įsipareigojusi apsaugoti jus nuo bet kokių išpuolių, net jei po tyrimo paaiškėja, kad nebuvo pažeidimų. Netoleruosime atsakomųjų veiksmų bet kokia forma (atleidimo iš darbo, atsisakymo paaukštinti, laikinojo nušalinimo...) prieš asmenis, kurie sąžiningai praneša, turėdami pagrįstų priežasčių manyti, kad buvo padarytas pažeidimas.

Visgi jei sąmoningai pranešate arba paviešinate klaidingą informaciją, jums gali būti skirta bauda. Taip pat galite susidurti su reikalavimais atlyginti žalą, atsiradusią dėl neteisingų pranešimų arba klaidingos informacijos paviešinimo.

7. Kaip užtikriname konfidencialumą.

„Daikin“ konfidencialiai traktuoja visus pranešimus, jų turinį, pranešančio asmens ir kitų susijusių asmenų tapatybę. Jūsų pranešimą naudosime tyrimui atlikti ir bet kurioms su rezultatais susijusioms priemonėms įgyvendinti.

Galime atskleisti informaciją apie faktus arba nuogąstavimus, susijusius su teisiniais veiksmais arba kita procedūra, kurią inicijuoja valdžios institucija. Taip pat galime atskleisti informaciją, jei nuspręsime, kad apie pažeidimą turėtų būti pranešta valdžios institucijoms ir (arba) kad mes pateiksime oficialų skundą.

Galime atskleisti pranešimo turinį vadovybei ir (arba) mūsų išorės konsultantams.

8. Kas atsitiks po to, kai pateiksiu pranešimą?

Rimtai žiūrime į visus pranešimus ir juos atidžiai vertiname.

„Daikin Europe Group“ audito komitetas arba, jei to reikalauja įstatymai, vietinis atstovas bus atsakingas už gautų pranešimų tyrimą. Audito komitetas / vietinis atstovas, gavęs pranešimą, imsis šių veiksmų:

• Audito komitetas išsiųs pranešimo teikėjui gavimo patvirtinimą per 7 dienas.
• Audito komitetas nuspręs, ar pranešimas yra priimtinas, ar ne. Jei pranešimas nepriimtinas, nes jis nepatenka į šios politikos galiojimo sritį, audito komitetas informuos pranešėją.
• Jei pranešimas yra priimtinas, audito komitetas atliks tyrimą.
  • Audito komitetas gali prašyti kitų, pavyzdžiui, dukterinių įmonių arba verslo padalinių, pagalbos.
  • Audito komitetas gali apklausti darbuotojus ir (arba) trečiąsias šalis, kurios gali žinoti apie praneštą incidentą.
  • Audito komitetas peržiūrės dokumentus, susijusius su praneštu incidentu.

• Audito komitetas, baigęs tyrimą, priims sprendimą dėl šio skundo.
  • Jei tyrimas bus patvirtintas, Audito komitetas imsis atitinkamų veiksmų nustatytiems nuogąstavimams spręsti.
  • Jei nustatytas incidentas nepatvirtinamas, skundas bus atmestas.

• Audito komitetas per 3 mėnesius informuos pranešimą pateikusį asmenį apie rezultatus.

Audito komitetas visapusiškai gerbia bet kurio tyrime dalyvaujančio asmens teisę į gynybą. Šie asmenys gaus informaciją apie faktus arba nuogąstavimus ir bus išklausyta jų nuomonė.

Dėl įmonės etikos pažeidimo gali būti taikomos drausminės priemonės arba nutraukiama darbo sutartis. Jei nusižengė trečioji šalis, mes galime nutraukti sutartinius santykius su tokia šalimi arba jų darbdaviu.

9. Kaip laikomės duomenų apsaugos įstatymų.

Tiriami pranešimai prilyginami asmens duomenų tvarkymui. Atsižvelgiant į incidentą, „Daikin Europe Group“ gali rinkti duomenis, pvz., vardus ir pavardes, kontaktinę informaciją, pareigybių pavadinimus, sistemos prieigos žurnalus ir įrašus, susijusius su incidentu.5

Saugosime jūsų asmens duomenis visą tyrimo laikotarpį. Galime juos laikyti tam tikrą laiką ir toliau, remiantis mūsų rizikos vertinimu ir teisiniais reikalavimais, bet ne ilgiau nei leidžiama pagal galiojančius įstatymus. Tam tikrų tipų duomenims (pvz., prieigos žurnalams) gali būti taikomi trumpesni saugojimo laikotarpiai. Galime saugoti duomenis ilgesnį laiką, remdamiesi teisėtu interesu, pavyzdžiui, dėl galimų būsimų ginčų ar teisinių užklausų, bet tai vykdysime vadovaudamiesi duomenų kiekio mažinimo principais ir jūsų teisėmis.

Atkreipkite dėmesį, kad turite teisę:

• Pamatyti savo asmeninius duomenis ir gauti jų kopiją.
• Ištaisyti netikslius arba neišsamius asmens duomenis.
• Ištrinti savo asmens duomenis tam tikromis aplinkybėmis.
• Apriboti savo asmens duomenų apdorojimą.
• Nesutikti, kad būtų tvarkomi jūsų asmens duomenys, pagrindžiant teisėtais interesais.
• Gauti savo asmens duomenis nešiojamuoju formatu.
• Pateikti skundą šalies, kurioje pranešta apie incidentą, duomenų apsaugos institucijai.

Norėdami gauti išsamius paaiškinimus ir pasinaudoti savo teisėmis, kreipkitės į duomenų apsaugos koordinatorius adresu dpc@daikineurope.com.

Jei reikia daugiau informacijos apie mūsų duomenų apsaugos praktiką, žiūrėkite duomenų apsaugos politikoje4.

10. Pranešėjų procedūra ir apsauga Europos Sąjungoje

Europos Sąjungoje ES valstybių narių įstatymai ir taip vadinama ES direktyva5 suteikia apsaugą asmenims, pranešantiems apie (tariamus) teisės pažeidimus („pranešimai apie pažeidimus“).

Sąlygos, kuriomis galima naudotis tokia apsauga, yra tokios. Susipažinkite su konkrečiais taikytinos teisės reikalavimais:

• Turite turėti pagrįstų priežasčių manyti, kad informacija buvo teisinga pranešimo metu ir kad tokia informacija patenka į teisės taikymo sritį.
• Pranešėte viduje arba išorėje arba paviešinote pagal įstatymą.

Vidinis pranešimas reiškia, kad naudojotės vienu iš „Daikin Europe Group“ pranešimų teikimo kanalu. Raginame juos naudoti pirmiausia.

Išorinis pranešimas reiškia, kad pateikiate ataskaitą ES valstybės narės kompetentingoms institucijoms. Šios kompetentingos institucijos išvardytos 1 priede. Galite pasinaudoti išoriniu pranešimų teikimo kanalu, kai pranešėte per „Daikin Europe Group“ vidinį kanalą ir šis vidinis kanalas tinkamai nesuveikė.

Paviešinimas reiškia, kad jūs tiesiogiai pranešate visuomenei, pavyzdžiui, per internetinę platformą arba socialinę žiniasklaidą ar žiniasklaidai. Paviešinę informaciją, turėtumėte gauti apsaugą, jei:

• Pirmą kartą pranešėte viduje ir išorėje, bet į pažeidimą niekas nesureaguoja arba nebuvo imtasi atitinkamų veiksmų.
• Turite pagrįstų priežasčių manyti, kad yra neišvengiamas arba akivaizdus pavojus viešajam interesui arba, išorinių pranešimų atveju, yra atsakomųjų veiksmų rizika.
  

Ne visi skundai, patenkantys į įmonių etikos taikymo sritį, atitinka pranešimus apie pažeidimus. Mes juos vadiname „etiniais skundais“. Įstatyme numatyta apsauga asmeniui, kuris pateikia etinį skundą, nėra tokia pati, kai pranešama apie pažeidimą. Nepaisant to, „Daikin Europe Group“ etinius skundus, kurie buvo pateikti, traktuos vienodai: šios politikos gairės ir procesai taikomi visiems gautiems pranešimams, neatsižvelgiant į tai, ar tai būtų pranešimas apie pažeidimus, ar etinis skundas.

11. Klausimai

Jei turite klausimų, galite susisiekti su „Daikin Europe N.V.“ direktoriumi ir vyriausiuoju teisininku C. Vyncke.

El. p.: vyncke.c@daikineurope.com

PRIEDAS 1: atitinkamos kompetentingos institucijos, kurioms galima teikti išorinius pranešimus

1. „Daikin Europe Group“ sudaro „Daikin Europe N.V.“ ir „Daikin Europe Coordination Center N.V.“, jų filialai ir dukterinės įmonės, taip pat atitinkami šių filialų ir dukterinių įmonių filialai ir dukterinės įmonės.

2. Žr. Italijoje veikiančių subjektų interneto svetaines.

3. Kai esate Čekijos Respublikoje ar Vengrijoje arba pranešimas yra susijęs su jomis, prieš anonimiškai pranešdami turėtumėte kreiptis dėl konsultacijos, nes anoniminiai pranešimai gali nebūti saugomi pagal valstybinius įstatymus.

4. https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5. 2019 m. spalio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos direktyva (ES) 2019/1937 dėl asmenų, pranešančių apie Sąjungos teisės pažeidimus, apsaugos